Een incassobureau wordt meestal ingeschakeld wanneer de klanten maar niet willen betalen. Het incassobureau zet zijn tanden in deze dossiers waardoor er meestal snel betaald zal worden. Bedrijven of particulieren klanten krijgen namelijk veel schrik van de kosten die er binnen korte tijd bovenop kunnen komen. Hierdoor gaan zij snel een betalingsregeling treffen of ze betalen z.s.m. het volledige bedrag om niet nog meer kosten te krijgen. Het is een laatste redmiddel voor bedrijven die te maken hebben met wanbetalers.
Wanneer ga je naar een incassobureau
De meeste bedrijven gaan een Incassobureau inschakelen als klanten ondanks meerdere herinneringen niet betalen. Niemand wil producten leveren zonder er betaald voor te krijgen. Daarnaast hebben veel bedrijven ook niet meer zo’n grote buffer waardoor ze het geld ook snel nodig hebben. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat meer dan de helft van de wanbetalers gaat betalen doordat er een opdracht is doorgespeeld aan een incassobureau. Dit komt omdat er namelijk hoge incassokosten bovenop de schuld komen als een klant langdurig niet betaald. In het ergste geval kan het zelfs nodig zijn om een deurwaarder in te schakelen. Mocht het om zo’n grote som gaan die niet betaald wordt dan stappen er nog wel eens mensen naar de rechter. Vaak kost dit wel proceskosten waar je in de meeste gevallen zelf voor op moet draaien. Bij bedragen onder de €10.000 wordt het dus ook niet aangeraden om naar de rechter te gaan.
Deze stappen moet je doorlopen voordat je naar een incassobureau gaat
Voordat een incassobureau aan de slag kan gaan moeten er een aantal stappen zijn doorgenomen. De klant moet namelijk de tijd hebben gekregen om de factuur te betalen. Minimaal 2 herinneringen zijn dan ook vereist voordat je de opdracht aan het incassobureau kunt doorgeven. Door middel van een brief per post en een e mail kun je de klant aangeven dat hij of zij niet aan de betalingsverplichting heeft voldaan. Het is ook verstandig om de brief aangetekend op te sturen. Zo heb je bewijs van de aankomst van de brief. Met de e-mail kun je vaak om een ontvangst en leesbevestiging vragen. Indien er dan nog niet wordt betaald kun je een sterk dossier uit handen geven aan een incassobureau. Alles wat je aan bewijs kunt leveren dien je dan ook mee te sturen. Het incassobureau kan vaak jou ook begeleiden in een traject naar de deurwaarder indien zij vastlopen. Hiervoor is het van belang dat er een waterdicht dossier met bewijzen is.
Voorkom dat klanten niet gaan betalen
Met een goed Credit management systeem voorkom je dat klanten niet gaan betalen. In Nederland wordt dit ook wel het debiteurenbeheer genoemd. Het is namelijk een verplichting van een bedrijf om te checken of iemand een BKR registratie heeft of niet. Wanneer je dit niet doet heb je niet voldaan aan je verplichting en wordt het moeilijk om het bedrag op te gaan halen. Daarnaast kun je in dit systeem ook aantekeningen zetten van bedrijven of personen die vaker niet betaald hebben. Zo weet iedereen dat hier niet aan geleverd moet worden of dat er vooraf betaald moet worden.
